Ai-je dit quelque chose de mal ou est-ce que personne ne porte attention? Ce silence inconfortable que nous entendons dans plusieurs de nos réunions virtuelles de nos jours nous fait vraiment nous questionner sur la valeur des réunions. Est-ce que le fait de passer aux réunions virtuelles a créé des réunions plus efficaces, ou est-ce pire maintenant plus que jamais?
Les réunions mal gérées sont aussi anciennes que les réunions elles-mêmes. Mais ce qui est nouveau, c’est que nous pouvons maintenant tirer parti d’un ensemble de recherches pour rendre nos réunions plus efficaces et plus productives.
Dans mon livre, The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance, j’ai travaillé à présenter cette recherche d’une manière très accessible, intéressante et, oserais-je dire, même amusante. En bref, nous savons maintenant comment organiser des réunions plus efficaces. Et il est temps d’agir!
Ce que dit la recherche au sujet des réunions
Les réunions prennent beaucoup de notre temps. Selon les analyses d’Elise Keith, cofondatrice de la firme de logiciels Lucid Meetings, chaque jour aux États-Unis, il y a environ 55 millions de réunions en milieu de travail. Comparez ce nombre à un article du Harvard Business Review de 1976 publié par Anthony Jay qui estimait qu’il y avait environ 11 millions de réunions par jour. Notre temps passé en réunion a augmenté de 500 pour cent en environ 40 ans! Et ce nombre a considérablement empiré depuis 2020 : le Microsoft Work Trend Index indique que le temps de réunion a plus que doublé depuis le début de la pandémie.
Les réunions coûtent cher. Xerox a estimé que le coût des réunions dans son organisation de 24 000 employés était de 100,4 millions de dollars par année. D’autres études ont suggéré que 15 pour cent des budgets du personnel sont consacrés au temps de réunion. Les analyses d’Elise Keith ont estimé que le coût des réunions aux États-Unis est de 1,4 trillion de dollars par année.
Les réunions peuvent avoir une mauvaise réputation. Il est peu surprenant que les sondages révèlent qu’un grand pourcentage de répondants trouvent les réunions non productives. Ou une perte de temps. Ou une occasion de faire plusieurs choses à la fois. Mais il est intéressant de constater que lorsqu’on leur demande de décrire leur journée de travail idéale, la plupart des gens incluent des réunions dans le lot. Que faut-il comprendre de ce résultat mitigé? Je pense que même si les gens voient beaucoup de place pour l’amélioration dans les réunions, ils reconnaissent également qu’elles sont précieuses en fin de compte.
Comment organiser des réunions plus efficaces
La meilleure façon de traiter ce que nous voyons comme le mauvais côté des réunions n’est pas de les éliminer complètement. Après tout, les réunions sont un forum indispensable pour les activités essentielles, telles que l’exécution du travail d’équipe, la réflexion créative, l’établissement d’un consensus et la communication d’informations importantes. Mais il existe de nombreuses façons d’organiser des réunions plus efficaces. Voici quelques conseils fondés sur des données probantes :
Ne vous rencontrez pas pendant une heure seulement parce qu’Outlook vous suggère de le faire. Pourquoi planifions-nous par défaut des réunions par tranches de 30 minutes ou 1 heure? D’un côté, c’est à cause de notre outil de planification : Microsoft Outlook. Bien que les paramètres par défaut d’Outlook puissent faciliter la planification des réunions, cela crée aussi des problèmes. D’abord, cela nous amène souvent à planifier des réunions plus longues que nécessaire. Cela nous amène à consacrer le temps restant à parler de tout et de rien ou, pire encore, à réfléchir de façon excessive.
Un autre problème survient lorsque des réunions sont organisées dos à dos (ou dans le cas de certaines personnes occupées, dos à dos à dos…), ne laissant pas de temps pour les pauses toilettes, manger un repas rapide ou se déplacer d’une salle de réunion à une autre. Cela se traduit par des réunions qui commencent en retard, des participants qui arrivent en retard et beaucoup de temps perdu!
Vous n’avez pas besoin de commencer ou de terminer à l’heure ou à la demi-heure. Allez-y et planifiez une réunion de 25 ou de 48 minutes, et essayez de terminer plus tôt. De plus, vous pouvez modifier les paramètres par défaut dans Outlook pour mettre fin aux réunions planifiées plus tôt.
Déterminez qui doit vraiment être présent. Pour augmenter la probabilité que tous les participants participent activement et trouvent que la réunion est une bonne utilisation du temps, gardez le nombre de participants aussi petit que nécessaire. La littérature sur les réunions et mes recherches ont déterminé que pour résoudre un problème ou prendre une décision, la taille des réunions devrait être de sept à huit personnes ou moins. Huit à 12 participants sont capables de participer si le leader possède des compétences exceptionnelles en animation. Pour la génération d’idées, l’établissement de l’ordre du jour et les rencontres quotidiennes, moins de 15 personnes sont idéales.
Tirez le maximum des réunions en réfléchissant davantage aux ordres du jour. On croit souvent à tort que les ordres du jour sont une nécessité pour une réunion réussie. Ce n’est pas le cas. La recherche montre que simplement avoir un ordre du jour ne signifie pas une réunion réussie.
Cela ne signifie pas que les ordres du jour ne sont pas importants, cependant. Ils le sont. Établissez des ordres du jour d’une façon qui met l’accent sur ce qui doit être accompli pendant la réunion. Une approche que je recommande est de structurer l’ordre du jour comme une liste de questions auxquelles vous devez répondre pendant la réunion. Cela apporte de la clarté et de la détermination à la discussion.
Ce n’est pas parce que vous dirigez la réunion que vous devez faire tout le travail. Des études montrent que les leaders de réunion ont tendance à évaluer les réunions comme plus efficaces que les participants. Cela cadre avec une autre constatation : ceux qui parlent le plus souvent dans les réunions ont tendance à les évaluer plus favorablement que les autres dans la salle (ou sur l’appel). Après tout, c’est trop souvent le leader de réunion qui parle le plus. (Conseil : Si vous pensez que vous parlez trop lorsque vous dirigez une réunion, c’est probablement le cas.)
En repassant à la nécessité de garder les réunions au minimum, tout le monde dans la salle devrait y être pour une raison. Une partie essentielle du rôle du leader de réunion est d’encourager la participation, de susciter des commentaires et de demander des opinions à ceux qui ne parlent pas facilement. Souvent, ce sont ces spectateurs qui auront les meilleures idées. Des recherches ont démontré que demander l’avis des autres, même lorsqu’aucun avis n’est fourni par la suite, engendre des sentiments de soutien, d’adhésion et un sentiment général d’inclusion.
« Réunion » n’a pas besoin d’être synonyme de « rester assis ». Pour ceux d’entre nous qui sont présents au bureau, cela peut être un énorme soulagement de sortir (possiblement masqués) un peu des salles de conférence. Les réunions en marchant peuvent être un changement de rythme bienvenu et donner la chance de sortir du bureau.
Une réunion en marchant est une réunion mobile de deux à trois personnes, et peut-être jusqu’à quatre personnes. De nombreuses entreprises adoptent cette approche différente des réunions. Par exemple, les réunions en marchant sont un élément essentiel de LinkedIn, où les gens parcourent un chemin en boucle de 20 à 25 minutes à leur siège social en Californie. Après que Johnson & Johnson ait adopté des réunions en marchant, un vice-président de l’entreprise a noté que « les gens se sentaient plus énergiques, ils se sentaient davantage concentrés, ils se sentaient plus engagés ».
Et si vous êtes à la maison? Essayez de faire une promenade dans le quartier ou même de sauter sur le tapis roulant. Tant que vous êtes toujours concentré sur la réunion, vous pouvez gagner de l’énergie tout en collaborant.
N’oubliez pas : Ces règles fonctionnent tant pour les réunions en personne que pour les réunions virtuelles. Que vous regardiez les autres de l’autre côté d’une table de conférence ou par caméra vidéo, vous ne devriez pas montrer moins de respect pour le temps que vous passez hors du travail ciblé. Alors, assurez-vous que le temps de réunion compte.
Avant de terminer, je veux remercier énormément DDI. J’ai eu le grand honneur de travailler en partenariat avec eux pour créer un cours vraiment unique sur les réunions. Ce cours, Mener des réunions : Utiliser son temps efficacement, n’est pas votre cours typique sur les réunions. Il fournit aux leaders des renseignements essentiels sur la science des réunions et des techniques pratiques pour stimuler l’intentionnalité, créer des ordres du jour percutants et tirer le meilleur parti du temps de chacun.
J’ai aussi beaucoup aimé faire une webémission avec DDI. Jetez un coup d’œil à mon épisode de la webémission Leadership 480 pour apprendre à s’engager à organiser des réunions plus efficaces!
Apprenez-en davantage sur le cours Mener des réunions : Utiliser son temps efficacement de DDI.
Le Dr Steven Rogelberg, psychologue organisationnel, est professeur chancelier de l’Université de Caroline du Nord, Charlotte pour ses contributions nationales, internationales et interdisciplinaires remarquables. Son plus récent livre, The Surprising Science of Meetings a été reconnue par le Washington Post comme le « livre de leadership no 1 à surveiller en 2019 », par le Business Insider comme un des « 14 livres les plus populaires que tout le monde lira en 2019 » et par SHRM comme un des « 10 meilleurs nouveaux livres favoris ». Lui et son livre ont été présentés sur CBS This Morning, Freakonomics et BBC World. Veuillez visiter le site Stevenrogelberg.com pour obtenir de plus amples renseignements.
Topics covered in this blog